Masaya gelmeden önce sorulması gerekenler

Bir projenin ikinci revizyon turunda sık duyulan bir cümle vardır: “Aslında hedefimiz biraz farklıydı.” O noktada ortada yanlış bir tasarım yoktur; başlangıçta cevaplanmamış bir soru vardır. Hedef, karar verecek kişi ya da başarının neye bakılarak ölçüleceği konuşulmadan başlanan iş, bu soruların cevabını en pahalı anda, yani tasarım masadayken bulur.

Brief doldurulacak bir form değildir. İki tarafın, işin sonunda neyin başarı sayılacağı konusunda anlaştığı kısa bir metindir. Uzunluğu değil, hangi soruları kapattığı önemlidir.

Eksik gereksinimin maliyeti

Proje yönetimi alanında bu konu uzun süredir ölçülüyor. Project Management Institute’un gereksinim yönetimi üzerine yaptığı araştırma, sorunun ne kadar yaygın olduğunu gösteriyor:

Bu rakamlar büyük kurumsal projelerden geliyor; bir logo ya da web sitesi projesi elbette farklı ölçekte. Ama mekanizma aynı: başta netleşmeyen her soru, işin ortasında bir revizyon olarak geri döner.

Bir brief’in cevaplaması gereken sorular

Sekiz başlık, bir projenin sağlıklı başlaması için yeterlidir. Hepsi aynı ağırlıkta değildir:

• Amaç: Bu iş bittiğinde ne değişmiş olmalı? “Yeni bir web sitesi” amaç değil, çıktıdır; “kurumsal müşterilerin teklif formunu doldurması” amaçtır.
• Hedef kitle: Kimin için yapıyoruz ve o kişi bugün ne yaşıyor?
• Başarı ölçütü: İş bittiğinde hangi sayıya ya da davranışa bakacağız?
• Kapsam ve teslimler: Neler dahil, neler bilinçli olarak dışarıda?
• Takvim: Son tarih ne ve neye bağlı? Bir lansman mı, bir fuar mı?
• Bütçe aralığı: Kesin rakam değil, kararları yönlendirecek bir aralık.
• Onay veren kişi: Son kararı kim verecek, ara onaylara kimler katılacak?
• Referanslar ve kısıtlar: Sevilen ve sevilmeyen örnekler, marka kuralları, teknik sınırlar.

Amaç, başarı ölçütü ve onay veren kişi en ağır üç başlıktır. Diğerleri eksik olsa da iş başlayabilir; bu üçü eksikse iş, yanlış yöne hızla ilerleyebilir.

Aşağıdaki oluşturucuda, bir seramik markasının web sitesi yenilemesi için yazılmış yarım bir brief var. Eksik başlıkları işaretleyin ya da örnek brief’i doldurun; tamamlanma oranının ve açık soruların nasıl değiştiğine bakın.

Eksik brief’le başlamak mümkün, ama bilerek

Her proje bütün cevaplar hazır başlamaz. Bir marka henüz kitlesini tanımlamamış olabilir; bütçe bir yönetim kurulu toplantısını bekliyor olabilir. Bu durumda yapılacak şey, brief tamamlanana kadar beklemek değil, eksikleri görünür biçimde yazmaktır: hangi soru açık, kim cevaplayacak ve hangi tarihe kadar.

Açık soruları listelemek iki işe yarar. Birincisi, tasarım ekibi hangi varsayımla çalıştığını bilir. İkincisi, cevap geldiğinde neyin etkileneceği bellidir; revizyon sürpriz değil, beklenen bir adım olur.

İlk toplantıdan önce kısa kontrol listesi

• Amaç, bir çıktı değil bir değişim olarak yazıldı mı?
• İş bittiğinde bakılacak bir ölçüt var mı?
• Son onayı verecek kişi belli mi, ilk sunuma katılacak mı?
• Kapsamın dışında kalanlar da yazıldı mı?
• Son tarih neye bağlı, esnek mi?
• Açık kalan sorular, sorumlusu ve tarihiyle listelendi mi?